Si eres de los que piensan que el día debería tener más de 24 horas para poder gestionar todo el trabajo que se te acumula: sigue leyendo. La realidad que se esconde detrás de estas palabras va, en la mayoría de los casos, directamente relacionada con una mala administración del tiempo y una estructura laxa de la jornada laboral.
Una calma aparente a la hora de estructurar las tareas a lo largo del día que, en muchos casos, acaba por pasar factura a los trabajadores restándoles minutos de su tiempo libre y dinamitando sus nervios y con ellos su motivación.
Trabajar de manera flexible y relajada es positivo siempre y cuando a este combinado se sumen otros ingredientes como son eficiencia, planificación, disciplina y el cumplimiento de unos objetivos bien definidos.
Proactividad y cultura empresarial frente al “ya lo acabaré mañana” sistemático
En definitiva se trata de conseguir crear una cultura de empresa en la que reine la proactividad y en la que los trabajadores interioricen que la ausencia de un control férreo de las horas que dedican al trabajo, no puede terminar en un “ya lo acabaré mañana” sistemático.
Y es que para muchos empresarios su apuesta por enfocar de manera laxa la jornada laboral de sus equipos acaba por convertirse en un arma de doble filo. Saber organizarse de la manera correcta no es tan fácil como a priori parece y a lo largo del día esta simple indicación acaba por ir desdibujándose hasta perder su sentido: ¿Cómo?
● Las tareas más complejas se van posponiendo en horas y caen hasta las últimas franjas del día o llegan a acumularse incorporándose a la agenda del día siguiente.
● Se comienzan a hacer más horas de las estipuladas para poder sacar adelante el trabajo acumulado y a partir de ese momento no queda otra que restar minutos al tiempo libre dedicado al descanso, la familia, el deporte, etc.
● La falta de foco a la hora de gestionar el trabajo se plasma también en las reuniones colectivas. Encuentros que pierden su lado más estratégico y ágil en la toma de decisiones convirtiéndose en encuentros menos efectivos que se dilatan en el tiempo más de lo necesario.
Una hoja de ruta clara para mantener un ritmo de trabajo eficiente y efectivo
Si alguno de estos escenarios os resulta familiar, ese arma de doble filo de la que hablábamos al principio ha comenzado a amenazar seriamente el buen ritmo de trabajo de vuestras empresas. Así que, llegados a este punto el siguiente escalón es intentar poner medios y ayudar a los trabajadores a afrontar sus jornadas aplicando algunas pautas que les ayuden a reconducir la situación:
● Aprovechar las primeras horas del día. Trazar una ruta a modo de GPS para ir cumpliendo el itinerario y valerse de herramientas como una check list.
● Racionalizar el tiempo y cumplir una estructura de ejecución realista.
● Preparar las reuniones, acudir a ellas con todo leído y preparado para que sean un foro en el que evaluar y decidir de manera efectiva.
● Tratar al tiempo como si fuera dinero.
● Ser comunicativo: en la relación con los superiores, con los compañeros. Es importante comunicar las dudas o preocupaciones que puedan surgir, solicitar ayuda, intentar aprender más sobre del trabajo que se realiza y ante cualquier inconveniente enfrentar directamente el problema mediante el diálogo.
● Ajustarse a la jornada laboral e intentar terminar 10 o 15 minutos antes.
Estos puntos son parte de la rutina diaria de muchas compañías. Empresas que han decidido coger la sartén por el mango en un claro intento por introducir políticas de trabajo efectivas, en la que el trabajador valore al máximo su tiempo tanto dentro como fuera de las instalaciones.
En esta línea, un gigante como IBM apostó, por ejemplo, por fijar una jornada de trabajo basada en la confianza pero directa a crear ese mensaje de productividad máxima cuando se esté en la oficina. En sus dependencias llegadas las siete de la tarde las luces se apagan, una sutil señal que alerta a los trabajadores de que sus tareas deben estar acabadas y ellos, listos para disfrutar de su tiempo libre.
El hecho de que se apaguen las luces no quita que quien lo necesite encienda su luz y continúe trabajando pero las evaluaciones de la empresa constatan que los casos son puntuales.
Además, las auditorías reflejan que se ha conseguido una armonización de las salidas, una mayor eficiencia en la ejecución de las tareas, además de contribuir al medio ambiente aplicando medidas de eficiencia energética.
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